Wann Sie eine Domizilannahmeerklärung brauchen
Als Rechtsdomizil gilt «die Adresse, unter der die Rechtseinheit an ihrem Sitz erreicht werden kann» (Art. 2 Bst. b HRegV). Das Gesetz nennt beide Varianten ausdrücklich: die eigene Adresse der Rechtseinheit oder die eines anderen, also eine c/o-Adresse (Art. 117 Abs. 2 HRegV). Die Kernnorm: «Verfügt eine Rechtseinheit über eine c/o-Adresse als Rechtsdomizil, so ist mit der Anmeldung zur Eintragung eine Erklärung der Domizilhalterin oder des Domizilhalters als Beleg einzureichen» (Art. 117 Abs. 3 HRegV). Die Erklärung ist also ein Beleg zur Handelsregisteranmeldung, kein Vertrag mit dem Amt.
Fällig ist sie bei jeder Anmeldung einer c/o-Adresse: Neueintragung, Domiziländerung, Sitzverlegung und Wechsel des Domizilhalters. Hintergründe im Ratgeber c/o-Adresse und Handelsregister.
Was das Gesetz inhaltlich verlangt
Der verlangte Inhalt steht in den Beleg-Bestimmungen der Rechtsformen: «im Fall von Artikel 117 Absatz 3: die Erklärung der Domizilhalterin oder des Domizilhalters, dass sie oder er der Gesellschaft ein Rechtsdomizil am Ort von deren Sitz gewährt». So steht es für die AG in Art. 43 Abs. 1 Bst. g und für die GmbH in Art. 71 Abs. 1 Bst. h HRegV, gleichlautend für Genossenschaft, Verein, Stiftung und Zweigniederlassung. Mehr als diese Gewährungserklärung verlangt das Bundesrecht inhaltlich nicht.
Auch Einzelunternehmen sowie Kollektiv- und Kommanditgesellschaften brauchen sie: Art. 37 Abs. 1 Bst. b und Art. 40 Abs. 1 Bst. b HRegV verlangen Belege, sofern dies «aufgrund anderer Vorschriften erforderlich ist», und Art. 117 Abs. 3 HRegV ist eine solche Vorschrift.
Mustertext Domizilannahmeerklärung zum Abschreiben
Dieser Aufbau deckt den Mindestinhalt der kantonalen Vorlagen ab. Ersetzen Sie die Angaben in eckigen Klammern.
| Titel | Domizilannahmeerklärung gemäss Art. 117 Abs. 3 HRegV |
|---|---|
| Adressat | Handelsregisteramt des Kantons [Kanton] |
| Domizilierte Rechtseinheit | [Firma gemäss Handelsregister bzw. Gründungsurkunde] |
| Sitz der Rechtseinheit | [politische Gemeinde], Kanton [Kanton] |
| Einzutragendes Rechtsdomizil | c/o [Firma oder Name des Domizilhalters], [Strasse und Hausnummer], [PLZ] [Ort] |
| Domizilhalter, natürliche Person | [Name], [Vorname], von [Heimatort], wohnhaft in [Wohnort] |
| Domizilhalter, juristische Person | [Firma], mit Sitz in [Ort], vertreten durch [Name, Vorname, Funktion] gemäss Zeichnungsberechtigung |
| Erklärungssatz | Die oben genannte Domizilhalterin bzw. der oben genannte Domizilhalter gewährt der [Firma der Rechtseinheit] an der vorstehenden Adresse ein Rechtsdomizil am Ort von deren Sitz. |
| Ort und Datum | [Ort], [Datum] |
| Unterschrift | [Eigenhändige Unterschrift des Domizilhalters bzw. der zeichnungsberechtigten Person] |
Dies ist ein Muster und ersetzt keine Rechtsberatung. Prüfen Sie den Wortlaut vorab mit dem zuständigen Handelsregisteramt oder Ihrer Treuhandstelle.
Das kantonale Formular hat Vorrang
Ein einheitliches Formular gibt es nicht; Art. 117 Abs. 3 HRegV schreibt keine bestimmte Form vor. Mehrere Kantone stellen eigene Vorlagen bereit, etwa St. Gallen («Vorlage Domizilhaltererklärung»), Zürich («Domizilannahmeerklärung»), Appenzell Innerrhoden («Domizilhalter-Erklärung (Muster)», siehe c/o-Adresse in Appenzell Innerrhoden) und Basel-Landschaft («Domizilannahmeerklärung gemäss Art. 117 Abs. 3 HRegV», siehe c/o-Adresse im Kanton Basel-Landschaft). Stellt Ihr Handelsregisteramt ein eigenes Formular bereit, verwenden Sie dieses statt des Mustertexts oben. Andere Ämter stellen keines bereit. Der Kanton Luzern verlangt in seinem Merkblatt «Sitzverlegungen / Domiziländerungen» nur die Domizilannahmeerklärung «im Original», ohne ein Formular anzubieten (siehe c/o-Adresse im Kanton Luzern), und auf der Formularseite des Handelsregisteramts des Kantons Zug stand am 24. September 2026 ebenfalls keines (siehe c/o-Adresse im Kanton Zug). Dort können Sie den Mustertext oben verwenden; er enthält die Erklärung nach Art. 117 Abs. 3 HRegV.
Achtung: Mehrere kantonale Merkblätter zitieren noch die vor dem 1. Januar 2021 geltende Fassung, etwa «Art. 2 lit. c» statt heute Art. 2 Bst. b. Massgebend sind Art. 2 Bst. b und Art. 117 Abs. 1 bis 5 HRegV.
Form, Unterschrift und Einreichung
Für Belege gilt Art. 20 HRegV: im Original oder in beglaubigter Kopie, auf Papier oder elektronisch, rechtskonform unterzeichnet. Elektronische Belege brauchen eine qualifizierte elektronische Signatur mit qualifiziertem Zeitstempel.
- Keine Beglaubigung der Unterschrift: Die HRegV verlangt dafür keine Urkundsperson. Beglaubigungspflichtig sind nach Art. 22 Abs. 4 HRegV nur Statuten bestimmter Rechtsformen und Stiftungsurkunden.
- Original statt einfacher Kopie: Eine unbeglaubigte Kopie genügt nach Art. 20 Abs. 1 HRegV nicht; einzelne Ämter, etwa Nidwalden, verlangen ausdrücklich das Original.
- Beilage zur Anmeldung: Die Erklärung geht zusammen mit der Anmeldung ein, nicht separat vorab.
Bei einer c/o-Adresse kommt auch der Vollmachtsbrief für das Transparenzregister an die Adresse des Domizilhalters; ist Ihre Firma noch nicht gemeldet, löst die neue Adresse eine Meldefrist von einem Monat aus. Mehr unter Transparenzregister und neue Domiziladresse.
Wer Domizilhalter sein kann
In Betracht kommen natürliche Personen, juristische Personen sowie Kollektiv- und Kommanditgesellschaften; eine einfache Gesellschaft kann nach der Praxis der Handelsregisterämter nicht Domizilhalterin sein. Bei juristischen Personen unterzeichnet eine zeichnungsberechtigte Person.
Nach der Praxismitteilung 2/15 (Ziff. II) des Eidgenössischen Amtes für das Handelsregister muss der Domizilhalter selbst über ein eigenes Rechtsdomizil verfügen und ein «administratives Leistungsangebot» gewährleisten: physische Erreichbarkeit, Entgegennahme amtlicher Dokumente, Aufbewahrung der Dauerakten. Ein blosser Briefkasten oder ein Postfach genügt weder als Rechtsdomizil noch zur Domizilhalterschaft. Ein Postfach lässt sich nur zusätzlich als weitere Adresse eintragen (Art. 117 Abs. 5 HRegV).
Erbringt ein Treuhandbüro oder eine Servicegesellschaft dieses Leistungsangebot statt eigenem Personal, liegt kein eigenes Rechtsdomizil vor; das Unternehmen ist dann als Domizilhalterin mit c/o-Zusatz anzumelden. Eine Übersicht nach Kanton finden Sie in unserer Kantonsübersicht, die Grundlagen erklärt der Leitfaden Domiziladresse Schweiz.
Was die Erklärung nicht bedeutet
Der Domizilhalter bestätigt nur, dass er ein Rechtsdomizil gewährt. Mehr folgt daraus nicht:
- Keine Organstellung: Er wird nicht Organ, nicht zeichnungsberechtigt und nicht Vertreter; solche Funktionen wären separat anzumelden.
- Keine Zustelladresse für Betreibungsurkunden: Diese gehen nach Art. 65 SchKG an ein Mitglied der Verwaltung, einen Direktor oder Prokuristen, ersatzweise an einen Angestellten im Geschäftslokal.
- Keine Aussage zum Steuerdomizil: Steuerpflicht besteht, wenn Sitz oder tatsächliche Verwaltung in der Schweiz liegen (Art. 50 DBG).
- Keine Haftungsregelung: Keine Norm leitet daraus eine Haftung für Verbindlichkeiten der Firma ab; eine ausdrückliche Verneinung fehlt ebenso. Regeln Sie Leistungen, Kosten und Kündigung im Domizilvertrag.
Die faktische Kernpflicht ist die zuverlässige Entgegennahme und Weiterleitung behördlicher Post: Eine nicht abgeholte eingeschriebene Sendung des Amtes gilt am siebten Tag nach dem ersten erfolglosen Zustellungsversuch als zugestellt (Art. 152a Abs. 2 HRegV).
Falsche Deklaration und Wegfall des Rechtsdomizils
Deuten Umstände auf eine nicht deklarierte c/o-Adresse hin, verlangt das Amt entweder die Erklärung des Domizilhalters oder Belege für eine eigene Adresse, «insbesondere Mietverträge oder Grundbuchauszüge» (Art. 117 Abs. 4 HRegV). Einträge müssen wahr sein und dürfen nicht zu Täuschungen Anlass geben (Art. 929 Abs. 1 OR). Wer eine Handelsregisterbehörde durch Täuschung zu einer unrichtigen Beurkundung bringt, wird nach Art. 253 StGB bestraft, laut Handelsregisteramt Zug von Amtes wegen verfolgt.
Kündigt der Domizilhalter, kann er die Löschung des Rechtsdomizils selbst anmelden (Art. 17 Abs. 2 Bst. c HRegV). Fällt das Rechtsdomizil weg, setzt das Amt eine Frist zur Behebung (Art. 939 Abs. 1 OR, Art. 152 HRegV); bleibt sie unbenutzt, überweist es die Sache dem Gericht und erlässt keine eigene Verfügung (Art. 939 Abs. 2 OR, Art. 153 Abs. 3 HRegV). Das Gericht kann unter Androhung der Auflösung eine Frist ansetzen, einen Sachwalter ernennen oder die Gesellschaft auflösen (Art. 731b Abs. 1 Ziff. 5 und Abs. 1bis OR). Mehr dazu im Ratgeber Rechtsdomizil eingebüsst.
Für eine betreute Adresse samt unterzeichneter Erklärung suchen wir über unsere unverbindliche Anfrage einen passenden Domizilgeber in Ihrem Kanton. Rechtsstand: August 2026. Dieser Beitrag ersetzt keine Rechtsberatung im Einzelfall.